시간이 없다는 말을 입에 달고 사는 현대인에게 필요한 건 더 많은 시간일까? 아니면 적은 시간을 들이고도 더 많은 일을 해낼 수 있는 생산성일까? 일을 빨리 끝낸다는 것은 속도만을 의미하는 게 아니라 업무 결과의 질 또한 높은 것을 말한다. 지금부터 짧은 시간만으로도 폭발적인 업무 효율을 내는 방법 3가지에 관해 이야기해보려고 한다.
첫째, 실제 마감 시한이 1/5로 줄었다고 생각하고 작업한다
마감이 존재하는 이유는 우리에게 생산적인 효과를 주기 위함일 때도 많다. 언제 제출해도 상관이 없는 보고서는 다른 급한 일들에 밀려 잊히고 말 것이기 때문이다. 일을 잘하는 사람은 태생적으로 업무를 빠르게 처리하는 슈퍼맨이 아니다. 그들은 마감 시한의 생산적인 효과, 집중 배당금에 대한 이해가 높은 이들이다. 마감이 2주 남았다고 가정해보자. 한 1주일 정도는 여유 있게 자료를 찾아보고 다른 급한 일부터 하다가 마감 3일 전만 되면 집중력이 올라간 경험이 누구나 있지 않은가. 20일 후가 실제 마감이라면, 4일 후가 마감이라고 뇌를 속여보자. 그렇게 일을 끝낸 후 빠트린 부분이나 추가로 보완해야 할 부분이 있다면, 또다시 4일 후가 마감이라고 생각하고 작업하는 방법으로 말이다. 그렇게 마감이 주는 긴장감과 집중력을 오히려 이용해서 업무의 결과도 질도 한껏 높여보는 것은 어떨까?
둘째, 터널링 효과를 이용한다
관심을 두는 대상만 보이고 나머지는 보이지 않는 현상을 터널 시야 현상이라고 부른다. 그렇다면 집중해야 할 일이 있을 때 해야 할 일을 제외한 나머지 것들을 배제하는 게 업무 효율을 극도로 높이는 좋은 방법이 아닐까? 우리는 쉴 틈 없이 울리는 메시지 알람이나 눈앞에 보이는 다른 업무 관련 포스트잇, 저녁 약속 등 다양한 일에 집중력을 자주 빼앗긴다. 그럴수록 잘 몰입하던 일을 하면서도 자꾸만 의도치 않게 브레이크를 밟는 듯한 결과가 생겨버린다. 업무 효율을 올리려면 너무나도 당연한 이야기지만 눈앞에 있는 물건들을 되도록 줄이고 심지어 걱정거리조차도 머릿속에 자리를 차지하지 않게 만들어야 한다. 무언가에 집중하려면 터널링 효과를 적극적으로 활용해야 한다.
셋째, 해야 할 일 이외의 걱정거리를 종이 위에 적어서 잊는다
인간의 뇌는 미완료 과제를 완료 과제보다 더 오래 기억한다. 이를 자이가르닉 효과라고 한다. 걱정거리나 해결이 되지 않은 일일수록 우리 뇌의 한구석에 자리를 차지하고 있다는 뜻이다. 그렇다면 이런 비효율적인 상태를 어떻게 해결할 수 있을까? 일단 종이에 적어보는 것이야말로 효과적인 방법이라 할 수 있다. 마트에 갈 때 잊어버리지 않기 위해 사야 할 목록을 적어 내려가듯 말이다. 지금 당장은 해결하기 어렵지만 항상 머릿속에 맴도는 걱정거리, 불안 등을 모두 일단 종이에 적어 내려가 보자. 그렇게 다 쓰고 나면 그 종이를 접어서 잘 보관해놓아야 한다. 후에 여유가 생기면 그 문제를 다시 꺼내 보면 되니, 쓰고나서는 깔끔하게 잊어버려도 된다. 종이에 적어놓지 않고 항상 불안을 안고 지내다 보면 정작 집중해야 할 일에도 에너지를 쏟지 못하는 불상사가 생길 수 있다는 사실을 잊지 말아야 한다.
1) 결핍의 경제학, 센딜 멀레이너선/엘다 샤퍼
2) 이미지 출처 : 영화 <뺑반>
Written by HY
