‘자신의 수준보다 약간 어려운 일’을 할 때 몰입을 느낀다고 한다. 업무도 마찬가지다. 본인의 역량보다 조금 수준 높은 업무를 수행할 때 최고의 집중력을 발휘한다. 그리고 이런 일을 하며 자신이 회사에 기여하고 있다는 보람을 느끼기도 한다.

하지만 사수 입장에서는, 어떤 일을 누구한테 맡겨야 좋을지 그 기준이 모호하다. 괜히 저 사람에게 일을 맡겼다가 더 많은 책임을 떠안을 것 같고, 처음만 열심히 하다 나중에는 제대로 일을 하지 않을까봐 걱정이다. 그래서 많은 리더는 ‘차라리 내가 하고 말지…’라는 생각으로 과도한 업무를 떠안게 되고, 결국 번아웃이 찾아온다.

한 커뮤니티에 1년째 잡무만 하느라 고민이라는 사연이 올라왔다. 작성자는 1년 차 신입사원이다. 본인은 나름대로 회사 적응했다고 생각하는데, 담당 사수는 일을 알려주지 않고 잡무만 시켜서 고민이라고 한다.

가장 많은 추천을 받은 댓글은 ‘사수’ 입장에서 사원에게 일을 못 맡기는 이유를 설명한다. 몇 번을 설명해도 계속 같은 부분을 실수하고, 시키는 일만 딱 하고 더 해보려는 의지가 없다고 답답함을 토로한다. 윗분들은 본인에게만 자꾸 일을 떠넘기고, 같이 일하는 직원은 마음에 들지 않게 일해서 그냥 퇴사해 버릴 거라고 말한다.

위임’ 문제는 잘못을 따지기 어렵고, 많은 시간과 노력이 드는 복잡한 일이다. <일을 잘 맡긴다는 것>은 부하 직원에게 효과적으로 일을 맡기려면 이미 알고 있는 사실 또는 객관적인 정보와 아직 알지 못하거나 모호한 정보를 함께 전달한 후, 부하 직원이 얼마나 이해했는지 확인하는 과정을 거쳐야 할 것을 강조한다. 그리고 서로의 생각을 충분히 일치시킨 후 위임을 진행해야 스트레스를 덜 받을 수 있다고 말한다.

그렇다면, 어떻게 해야 적합한 사람에게 제대로 일을 맡길 수 있을까?

<일을 잘 맡긴다는 것>은 7가지로 정리해 설명한다.

1) 여러 직원 중에서 그 사람을 선택한 이유와 업무의 배경을 설명한다

업무의 배경이나 그 업무를 맡기는 이유와 목적을 부하 직원에게 명확히 전달하지 않으면 부하 직원은 상사가 일을 떠넘겼다는 생각으로 일하게 된다. ‘내 일도 아닌데 그까짓 거 대충하자’라는 태도가 생길 수 있다.

“계속 잡일만 했는데 본격적으로 회사에 기여하는 일을 해 보자” “이번에 승진했으니 한 단계 더 높은 수준의 업무에 도전해보자” 같이 자신의 업무가 회사 전체에 어떤 기여를 했는지 이해시키고 수긍하게 만들어야 한다. 이렇게 하면, 후임은 더욱 ‘내적 동기’를 가지고 업무에 집중하게 된다.

2) 업무의 개요를 분명하게 이야기한다

어떤 업무를 맡길지 명확히 해야 한다. 특히 말로 지시할 경우, 잘 정리되지 않아 중요한 부분을 놓칠 우려가 있다. 단순한 지시가 아닌 제대로 이해할 수 있도록 분명히 알려줘야 한다. 일 맡기는 쪽이 아주 바쁘면 내용에 소홀해지는 경우가 있어, 확인할 겸 몇 차례 지시하는 것도 좋은 방법이다. 반복해서 전달하면 부하 직원도 한 번만 지시했을 때보다 중요성을 더욱 인식하게 된다.

3) 목표와 기대치를 분명하게 전달한다

업무를 맡길 때는 목표와 기한을 설정할 필요가 있다. 목표를 설정하는 이유는 평가 기준을 분명하게 하고, 구체적인 업무 진행 방법을 세우고, 주위 직원으로부터 협력을 얻기 위해서다. 목표와 기대치는 정확한 수치로 나타내는 게 가장 좋다. “실수를 줄여야 합니다” 보다 “OO 부분에서 실수를 20%만 줄이면 나은 결과를 얻습니다” 같이 알려줘야 한다.

4) 수행의 책임을 확실하게 알려준다

책임에는 ‘결과 책임’과 ‘수행 책임’이 있다. ‘결과 책임’은 업무를 맡긴 리더가 결과에 대한 책임이다. ‘수행 책임’은 맡은 업무를 확실히 해내는 책임이다. 정도의 차이는 있겠지만, 결과에 대한 책임은 리더가 지되, 직원은 성실하게 수행 책임을 다하는 것이 중요하다. 리더는 업무를 부하 직원에게 맡길 때 업무 수행 책임도 같이 부여해야 한다. 그렇지 않으면 직원은 무책임한 태도로 일을 할 것이다.

5) 보고, 연락, 상담의 시기와 규칙을 분명하게 알려준다

수시로 진행 상황을 물어보면 부담스럽다. 대신 보고의 기본적인 규칙과 시간을 정해두는 것이 낫다. 하루 업무가 끝날 때 반드시 보고할지, 일을 다 마친 뒤 보고할지, 중간에 보고할지, 보고할 때 미리 정리해야 할 사항이나 요점은 무엇인지 등 정해야 한다.

가장 이상적인 것은 굳이 설명하지 않아도 알아서 보고하고, 연락하며 상담을 하는 것이다. 이것은 최고 경영자가 될 때까지 중요한 개념이다. 어쨌든, 회사생활을 하는 동안은 끊임없이 누군가에게 보고하고 상담해야 할 것을 명심하자.

6) 재량으로 진행해도 되는 범위를 명확하게 알려준다

직원의 재량 범위를 명확히 결정하지 않으면 일을 맡는 쪽은 고생한다. 어디까지 ‘수행 책임’

을 다할지 미리 정해놓아야 한다. 이 범위를 제대로 정해주지 않으면 업무를 제대로 진행할 수 없을 뿐 아니라 업무의 과잉이나 부족이 발생할 우려가 있다.

7) 지원이 필요한 부분을 분명하게 한다

부하 직원에게 생소한 업무를 맡기려면 그 직원이 어렵다고 느낄 수 있는 부분, 지원이 필요한 점을 예상하고 대비책을 마련해두어야 한다. 일을 맡길 부하 직원이 무엇을 잘하고 무엇을 잘 못 하는지, 경험과 능력은 어느 정도인지를 파악하고 이를 기반으로 업무 난이도를 적절히 섞을 필요가 있다. 또한 의욕 상태를 체크해, 각자에게 필요한 칭찬과 조언을 섞어 업무를 인정해줘야 한다.

1) 1년째 잡무만 하면 이직해야하죠?, 네이트판(링크)

2) 이미지 출처: 보좌관,Jtbc

3) 책 <일을 잘 맡긴다는 것>

Written by HLH