직장을 다니다 보면 꼭 5분, 10분씩 상습적으로 지각하는 사람들이 있다. 이런 부류(!)는 대체로 성격도 얌체같다. ‘왜 늦었나요?’ 물으면 ‘아니, 5분, 10분 늦은 것 같고 왜 그러세요?’ 맞받아친다. 이제 질세라 관리자는 ‘그러면, OO 씨 월급도 원래 날짜보다 1주일 늦게 드릴게요~ 고작 1주일인데 괜찮죠?’ 하며 더 강하게 밀어붙이곤 한다. 이렇게 하면 상습 지각자들은 회사를 관두거나, 혹은 입을 꾹 다물고 다음 날부터 제시간에 출근한다.
하지만 체계가 갖춰지지 않은 소규모 회사는 상습지각자 문제로 종종 골머리를 앓곤 한다. 워낙 작은 회사라 사람 구하기도 어렵고 상습지각에 대한 적절한 조치를 하기 힘들기 때문이다. 한 커뮤니티에 사무실 상습 지각자 때문에 골치 아프다는 사연이 올라왔다. 댓글은 회사 나름대로 조치를 취하라는 조언을 한다.
회사생활을 하다 보면 상습지각자 문제뿐만 아니라 다른 여러 문제도 맞닥뜨리게 된다. 동료 간 의사소통 부재, 복잡한 보고 체계, 불필요한 절차 등 업무에 집중하기 힘들 정도로 문제가 발생할 때가 있다. 일반적인 회사에서 흔히 취하는 조치는 문제와 연관된 사람을 불러 혼을 내거나, 의사결정권자의 일방적인 결정으로 조직 개편을 시행한다. 그러나 <원칙>은 회사 내 문제가 발생했을 때 ‘근본 원인’을 파악할 것을 강조한다. 단, 모든 문제의 원인을 밝히는 것이 아닌 80%의 부적절한 결과를 만들어내는 20% 원인을 파악하는 데 집중해야 한다고 말한다.
그렇다면, 회사 내 문제가 발생했을 때 어떤 조치를 취해야 할까?
<원칙>은 4단계를 알려준다.
1단계, 문제의 목록을 만들어라
신속히 모든 문제의 핵심 목록을 만들어야 한다. 효과적인 솔루션을 찾기 위한 방법이다. 매우 구체적으로 작성하되, 일반화하거나 ‘우리’나 ‘그들’을 사용하면 안 된다. 문제를 겪고 있는 사람들의 이름을 그대로 드러내는 게 좋다. 조직이 성장하려면 때로는 구성원의 문제점을 낱낱이 피드백할 필요가 있다.
2단계, 근본 원인을 찾아내라
문제를 유발한 행동에 숨겨진 근본 원인을 찾아야 한다. 대부분의 문제는 다음 두 가지 이유 중 하나 때문에 발생한다. 책임 당사자가 누구인지 분명하지 않거나, 책임 당사자가 자신의 임무를 제대로 완수하지 못하고 있기 때문이다. 근본 원인을 찾으려면 ‘왜’라는 질문을 계속해야 한다. ‘왜’ 그들은 마감 시간을 제대로 지키지 않는지, ‘왜’ 그들는 매번 늦는지 등을 스스로에게 물어야 한다.
3단계, 계획을 수립하라
근본 원인을 다루는 계획을 세워야 한다. 계획에는 구체적 업무, 결과, 책임 당사자, 추적이 가능한 측정 지표, 일정이 포함돼 있어야 한다. 또한 조직 내 핵심 인물들이 계획에 대해 철저히 논의해야 한다. 모든 사람이 계획에 반드시 동의할 필요는 없지만, 책임 당사자들과 다른 주요 관계자들의 동의는 필요하다.
4단계, 계획을 실행하라
합의된 계획을 실행하고 진행 상황을 투명하게 추적해야 한다. 적어도 한 달에 한 번 원래 계획과 최근까지의 진행 상황, 나머지 기간의 예상 상황을 보고한다. 그리고 계획에 따라 결과를 성공적으로 끌어내도록 사람들에게 공개적으로 책임을 부여해야 한다. 또한 현실과 맞게 계획을 수정할 필요도 있다.
사람을 탓하고, 회사 시스템이 엉망이라고 불평 ‘만’ 한다면 문제는 절대 해결되지 않는다. 비록 시행착오를 거칠지라도 자주 발생하는 문제를 줄이기 위해 고군분투해야 한다. 이것은 회사가 성장하기 위한 유일한 방법이기 때문이다. 그러니 문제를 일으키는 사람을 무조건 나무라기보다 문제를 줄이기 위해 ‘시스템을 어떻게 구축할지’ 진지하게 고민하길 바란다.
1) 사무실 상습 지각자,네이트판 (링크)
2) 책 <원칙>
3) 이미지 출처: 로스쿨,Jtbc
Written by HLH
